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It’s the most wonderful time of the year! Während es sich bei einigen am Arbeitsplatz wieder beruhigt und alle am Ende des Jahres wieder etwas entschleunigen, hat der oder die Verantwortliche für die betriebliche Weihnachtsfeier Schweißperlen auf der Stirn. Andere sind insbesonder durch das Weihnachtsgeschäft im Stress – da darf die Weihnachtsfeier trotzdem nicht zu kurz kommen. Wir helfen Ihnen, mit unserer Checkliste, Ihre Weihnachtsfeier stressfrei und organisiert zu planen!
Sie haben keine Zeit, eine Weihnachtsfeier zu planen oder fühlen sich mit der Aufgabe überfordert? Kein Problem, die Eventagentur First Contact steht Ihnen gerne zu Seite!
Ihre Checkliste für die Weihnachtsfeier:
1. Gästeliste definieren
Bevor Sie aktiv mit der Planung starten können, müssen Sie zuerst den Teilnehmerkreis definieren. Sie sollten sich überlegen, ob auch ehemalige Mitarbeiter eingeladen werden, ob die Gäste mit einer Begleitperson eingeladen werden, oder bei Familien eventuell auch die Kinder. Sollten Sie erwägen, dass auch die Kinder eingeladen werden, muss die Veranstaltung auch darauf ausgelegt sein.
2. Budget festlegen
Oft wird der Fehler gemacht, dass das Budget zu niedrig angesetzt wird und die Veranstaltung am Ende teurer wird als geplant. Rechnen Sie für das Catering mit einem Pro-Kopf-Budget. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie ebenso ein Budget für die Location, ggf. das Mobiliar, Personal und Dekoration benötigen. Ein finanzieller Puffer ist sehr hilfreich und verhindert am Ende böse Überraschungen.
3. Termin finden
Der Termin für die Weihnachtsfeier sollte frühzeitig gewählt werden, damit sich alle Kollegen den Termin rechtzeitig blocken. Neben dem Vorweihnachtsgeschäft kommen noch unzählige andere private Weihnachtsfeiern dazu. Ob beim Tischtennisverein oder in der Schule der Kindern. Die Zeit um Weihnachten ist mit Terminen meist vollgepackt. Entscheiden Sie sich am besten für einen Tag in der Woche. Sonntage und Feiertage sollten Sie aus Ihrer Überlegung streichen, da diese Tage lieber für Freizeit und Familie genutzt werden.
Tipp: Der Donnerstag wird traditionell gerne gesehen.
4. Die passende Location buchen
Da sind Sie natürlich bei First Locations genau richtig! Einfach als Anlass “Weihnachtsfeier” anklicken und Sie finden die perfekte Location für Ihre Weihnachtsfeier in Sachsen-Anhalt. Natürlich können Sie auch mit Ihren Mitarbeitern im Büro feiern, wir empfehlen jedoch für etwas Abwechslung zu sorgen. Ein Tapetenwechsel tut immer gut und weckt Neugierde bei den Gästen. Die richtige Location anzufragen macht erst Sinn, nachdem Sie die anderen Schritte abgearbeitet haben. Hierbei spielen Budget und Teilnehmerzahl eine wichtige Rolle. Außerdem sollten Sie mit der Location vorab klären, ob Sie an einen bestimmten Caterer gebunden sind oder frei entscheiden können. Sollten Sie besondere Vorstellung zwecks Technik oder Dekoration haben, sollten Sie diese ebenso mit der Location vorab klären.
5. Das Catering finden und beauftragen
Dieser Schritt ist natürlich nur notwendig, wenn Ihre ausgesuchte Location keine hauseigene Gastronomie hat. Bei der Wahl der Speisen sollten Sie Ihre Kollegen oder Mitarbeiter nach Vorlieben und Unverträglichkeiten fragen. Heutzutage dürfen fleischlose Alternativen nicht fehlen. Ansonsten gibt es vor allem
zu der Weihnachtszeit viele saisonale und beliebte Köstlichkeiten.
6. Die Einladungen versenden
Ihre Einladungskarten sollte alle wichtige Informationen beinhalten: Wann fängt die Veranstaltung an? Wo wird die Veranstaltung stattfinden? Gibt es dort Übernachtungsmöglichkeiten oder wie ist die Anfahrt? Sind Partner und Kinder miteingeladen?
Dazu können Sie einen Grafiker engagieren. Ob Sie Ihre Einladungskarten digital versenden oder drucken lassen und postalisch verschicken ist dabei Ihnen überlassen. Geben Sie für Ihre Planungssicherheit einen Rückmeldezeitraum an. So wissen Sie schon vor der Veranstaltung mit wie vielen Gästen Sie planen sollten.
Geschäftskunden
Im Grünen
Tagungs-, Seminar-, Meeting-, Workshopraum
Beamer / Leinwand / Videotechnik
Hauseigenes Catering
21 – 50 Personen
Tagung und Kongress
Festsaal / Ballsaal
