Das 1×1 der Firmenevents

1. Termine für Ihre Firmenevents finden

Nehmen Sie sich zu Beginn des Jahres einen Kalender zur Hand. Wir empfehlen vorerst alle festen Termine zu streichen. Steht beispielsweise schon fest an welchen Tagen Mitarbeiter arbeitstechnisch verhindert werden, sollte an diesem Tag auch kein Firmenevent stattfinden. Versuchen Sie darauffolgend Termine für die größeren Firmenevents festzulegen. Die betriebliche Weihnachtsfeier ist sehr beliebt und in jedem Unternehmen zu einem Standard geworden. Hierbei ist es auch wichtig die Location und andere Akteure frühzeitig zu buchen, da diese in der Vorweihnachtszeit oft ausgebucht sind.

Mehr Tipps zu der Planung einer betrieblichen Weihnachtsfeier finden Sie hier.

Nachdem Sie die üblichen Termine eingetragen haben, haben Sie sich damit einen Überblick über das restliche Jahr verschafft. Je nachdem, wie viele Firmenevents Sie veranstalten möchten, können Sie für diese noch weitere Termine festlegen. Wir empfehlen, neben den größeren Firmenevents noch weitere kleine Firmenevents zu veranstalten. So ist die Durststrecke zwischen den Events nicht allzu lang.

2. Das Budget verwalten

Im Idealfall wird Ihnen für jedes Jahr ein bestimmtes Budget für die Firmenevents von der Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt. Am besten schauen Sie einmal in die Jahre zuvor, wie viel Geld für welche Firmenevents ausgegeben wurde. Damit hätten Sie eine Basis auf der Sie die Einplanung des Budgets aufbauen können. Jetzt können Sie strategisch arbeiten und die Budgets für die größeren und wichtigeren Firmenevents ermitteln und von dem Gesamtbudget abziehen. Dadurch haben Sie die wichtigen Events gesichert und können nun mit dem restlichen Budget planen, welche weiteren Firmenevents noch umsetzbar sind und wie Sie diese gestalten können. Wir empfehlen allerdings für die größeren Veranstaltungen immer einen Puffer mit einzuplanen.

3. Teilnahem abfragen

Um Ihre Events effektiv und kostengünstig planen zu können, müssen Sie selbstverständlich wissen, wie viele Ihrer Kollegen an den Firmenevents teilnehmen werden. Dazu sollten Sie im voraus festlegen, ob und bei welchen Events Begleitpersonen wie Partner*in und Familie mit eingeladen werden sollen. Eine einfache Lösung zu der Abfrage bieten verschiedene Online Tools wie Doodle. Hier können Sie einfach eine Online Umfrage erstellen und an Ihre Kollegen versenden. Daraufhin können Sie sehr schnell einen Überblick bekommen, wie viele Personen an den verschiedenen Events teilnehmen werden.

4. Checkliste Eventplanung 

Nachdem Sie jetzt genau wissen, wann die Firmenevents stattfinden sollen, mit wie vielen Teilnehmern Sie jeweils rechnen können und wie hoch das jeweilige Budget ist, geht es jetzt an die konkrete Eventplanung.

• Locations anfragen 
• Catering aussuchen und buchen 
• Programmplanung
• An- und Abreise klären 
• Dekoration 
• Einladungen mit konkreten Informationen über die Veranstaltung