EintragenMeetings im Unternehmen sind wichtig. Vor allem, wenn viele Mitarbeiter an unterschiedlichen Themen arbeiten. Ein Meeting kann dazu genutzt werden, damit alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und wichtige weitere Schritte zusammen besprochen werden müssen. Ein Meeting kann ein Segen aber gleichzeitig auch ein Fluch sein. Oft wird es viel länger als angesetzt, es entstehen Konversationen nur zwischen zwei Beteiligten Teammitgliedern und die Konzentration lässt nach einiger Zeit nach. Hier bekommen Sie 5 Tipps, wie Sie Ihr Meeting effektiver gestalten können.
1. Meeting Location
Vor einem Meeting sollten Sie festlegen, wo dieses stattfinden soll. Wir empfehlen bei wiederkehrenden Meetings den Ort hin und wieder zu wechseln. Bei einem umfangreichen Meeting, wie ein Jahresziel-Meeting, empfehlen wir eine kreative und schöne Umgebung außerhalb des gewohnten Büros. So hat das Meeting direkt den Charakter eines Teamevents und motiviert die Mitarbeiter konzentrierter mitzuarbeiten. Zu der Location können Sie meist unkompliziert auch ein Catering buchen, somit müssen Sie sich um nichts weiteres während des Meetings kümmern.
Oft haben Coworking Spaces schöne und kreativ eingerichtete Locations und Räume für Meetings, die man für einen bestimmten Zeitraum buchen kann.
2. Zeitmanagement im Meeting
Da ein Meeting häufig länger dauert als vorher geplant ist es hilfreich einer Person aus dem Team die Aufgabe des Moderators zu geben. Der Moderator hat alle Themen und das dazugehörige Zeitfenster im Blick. Er leitet Gespräche und ist dafür verantwortlich, dass der vorher ausgearbeitete Agenda des Meetings eingehalten wird. Daher sollte der Moderator autoritär sein und den benötigten Überblick behalten können. Die Verknappung der Ressource Zeit diszipliniert Vielschwätzer und sorgt für zügiges Abarbeiten der Tagesordnungspunkte.
3. Das I-E-D Prinzip
Das I-E-D Prinzip hilft, um die Themen auf der Tagesordnung klar zu Klassifizieren. Da aus einer Tagesagenda nicht hervorgeht, welches Thema in welchem Umfang und mit welchem Ziel besprochen wird, hat sich das I-E-D Prinzip bewährt:
Klassifizieren Sie die Besprechungs-Themen in
I (Information)
E (Entscheidung)
D (Debatte)
Damit wird auf einen Blick klar, mit welchem Ziel welche Themen besprochen werden. Das dient auch für die Orientierung des Moderators und der Teilnehmer. Diese können ihre Ideen und Argumente mit dem Ziel vor Augen besser strukturieren und anpassen.
4. Relevanz der Themen
Achten Sie darauf, dass alle Themen die besprochen werden auch für alle Teilnehmer relevant sind. Oft wird aus einem Gruppengespräch eine Konversation zwischen nur zwei Personen. Wenn Sie bei der Vorbereitung merken, dass nicht alle Punkte auf der Agenda für alle Teilnehmer relevant sind, dann können Sie das Meeting auch zweigeteilt gestalten. Besprechen Sie in der ersten Hälfte die Themen, die für alle Teilnehmer relevant sind. In der zweiten Hälfte bleiben nur diejenigen im Meeting, die in die anderen Themen involviert sind. So können nicht-relevante Teilnehmer ihrer Arbeit nachgehen und verschwenden keine Zeit.
5. „GEMO“-Prinzip einhalten
„GEMO“ steht für „Good enough, move on?“ („Ist es gut genug, können wir das abhaken?“)
Das GEMO Prinzip unterstütz eine Sitzungs-Kultur, die Dinge nicht „bis ins allerletzte Detail“ durchzudiskutieren, sondern sich mit einem „guten Zwischenstand der gemeinsamen Diskussion“ zufrieden zu geben. Das hilft, in Sitzungen den Blick fürs Wesentliche zu bewahren und die Details anschließend „auf dem kleinen Dienstweg“ zu finalisieren.
Das läuft so: Irgendwann, wenn eine Sitzungsgruppe dazu neigt, sich in Details zu verlieren und die Phase der „allerletzten Differenzierungen“ in den Diskussionsbeiträgen gekommen ist, fragt ein Teammitglied (oder die Moderation): „GEMO – ist das gut genug, können wir weiter machen?“ Die Gruppe hält kurz inne und überlegt, ob alles wirklich Wichtige schon gesagt wurde. Meist gibt es ein dann ein allgemeines Nicken oder einen allerletzten Einwand, man hält die wesentlichen Ergebnisse schriftlich fest und wendet sich dann dem nächsten Thema zu.
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